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Um guia de como utilizar o Trello e acelerar sua produtividade

 

trabalho mulher

Em meio a tantas tarefas, muitas pessoas organizam seus afazeres em listas, no calendário ou em agendas físicas, por exemplo. O problema é que quando todas as pendências não estão em um lugar só, as chances da sua produtividade diminuir ou de algo ficar para trás é bem maior, não acha? 

Se você também passa por isso, o Trello é um verdadeiro aliado para ter mais autonomia e acelerar sua produtividade. Com ele, você pode dar adeus ao risco de esquecer de alguma tarefa importante ou não terminá-la dentro do prazo.

Pensando em te ajudar, neste artigo você vai conferir como o Trello me tornou uma pessoa muito mais organizada e como eu o utilizo no trabalho e também nos meus projetos pessoais. Ficou curioso? Então vem comigo e continue a leitura.

O que é o Trello?

O Trello é uma ferramenta colaborativa para organização de projetos em fácil visualização. Ele lembra a metodologia Kanban porque tem a visão das tarefas em A Fazer, Fazendo e Feito. Sendo assim, dá para criar quadros para as suas tarefas e ter controle da sua produtividade.

Além disso, você pode utilizá-lo sozinho ou em equipe, porque é permitido atribuir cartões às outras pessoas, estipular prazos para a entrega e definir a prioridade daquela tarefa. Sendo assim, você pode dar adeus à arte de ficar perdido em listas ou e-mails para organizar as entregas.

Recursos e possibilidades do Trello para acelerar sua produtividade

Primeiramente, é importante conhecer alguns recursos básicos para entender tudo o que o Trello pode fazer por você.

Quer conhecer ainda mais as possibilidades do Trello? 

Quadros

Imagine que você tem um mural na sua casa onde organiza post-its com as tarefas que lembra de fazer. 

Os quadros, no Trello, nada mais são do que esse mural digital, criados para possibilitarem a visualização das tarefas necessárias para um projeto, isso porque é possível  criar listas e cartões para organizar cada etapa a ser cumprida.

Entretanto, lembre-se de que se você tem mais de um projeto é interessante utilizar um quadro para cada um. Por exemplo, eu tenho um quadro para o blog, outro para as tarefas pendentes da semana e outro para organizar as minhas tarefas como redatora freelancer.

Listas 

As listas são as colunas visualizadas em um quadro. Você precisa criá-las para colocar mais detalhes e ações dentro delas.

Portanto, imagine a criação de um quadro para organizar as tarefas da semana. As listas podem ser os dias da semana, como também outras de To Do, Doing e Done, seguindo a lógica do método Kanban.

Cartões

Os cartões ficam dentro das listas e são as ‘’ações’’ ou etapas de cada parte do projeto.

Partindo de um exemplo básico, vamos imaginar que você construiu o seu primeiro quadro de tarefas pendentes da semana. Na lista Hoje, você vai colocar uma tarefa em cada cartão e assim fará o mesmo para todas as listas.

Se você criou também as listas To Do, Doing e Done, é possível mover os cartões para essas listas. Portanto, se você determinou que tinha um relatório para entregar hoje e terminou, arraste o cartão até a lista Done.

Os cartões ainda contém outros recursos, como: 

  • descrição: utilizada para dizer qual é o objetivo daquela tarefa;
  • etiquetas: utilizadas para categorizar cada tipo de tarefa;
  • data de entrega: permite estipular um prazo para a conclusão da ação;
  • anexo: permite colocar anexos do Google Drive, Dropbox, OneDrive e do próprio computador.

Além destes recursos, um cartão de uma lista pode ainda pode conter uma checklist e comentários. Para entender como eles funcionam, acompanhe a explicação a seguir.

Checklists

 As checklists são utilizadas dentro dos cartões e podem ser adicionadas quantas forem necessárias.

Partindo do seu Trello para as atividades da semana, o cartão Fazer o relatório pode ter uma checklist com todas as ações necessárias, como Coletar os dados, montar o PPT e revisar a apresentação, por exemplo. Dessa forma, é possível ticar cada etapa concluída e a visualização do que ainda precisa ser feito fica mais clara.

Comentários e atividades 

Para quem vai utilizar o Trello para as equipes essa função é primordial, isso porque, por meio de comentários de membros do time, dá para descobrir atualizações, dúvidas e feedbacks sobre o andamento do projeto. Para usar não há mistério: como na maioria das redes sociais, mencione a pessoa utilizando o @ e o nome dela.

Além disso, se você pretende utilizar essa ferramenta na sua vida pessoal, os comentários e atividades podem ser muito úteis também. 

Você pode utilizar esse espaço, por exemplo, para fazer anotações sobre algo que não pode esquecer, desde que estejam relacionadas à tarefa. Recurso incrível, não é?

Trello na prática: criando o seu primeiro quadro

Agora que você sabe qual a finalidade desta ferramenta, vou ensinar você a criar o seu primeiro quadro. Preparado?

  1. Acesse o site do Trello e crie uma conta colocando o seu e-mail para criar uma senha ou, se preferir, logando diretamente com o Gmail.
trello acelerar a produtividade

Você será direcionado para a seguinte tela:

trello acelerar a produtividade
  1. Agora você pode criar o seu primeiro quadro. Se quiser, utilize o exemplo de tarefas pendentes da semana, como mostro abaixo:
trello acelerar a produtividade
  1. Agora é hora de criar seus cartões. Na figura a seguir, criei o exemplo mencionado no texto e também deixei outros que o próprio Trello sugere.
trello acelerar a produtividade
  1. Lembra de quando eu falei dos recursos disponíveis em cada cartão? Então, a seguir perceba que o Trello orienta você a utilizar alguns deles.
trello acelerar a produtividade

E pronto! Você está preparado para começar a utilizar o Trello e acelerar a sua produtividade. 

trello acelerar a produtividade

O seu quadro ficará assim:trello acelerar a produtividade

Não se preocupe quanto à cor verde. Clicando em mostrar menu é possível encontrar a opção Alterar Plano de Fundo e selecionar qual você mais gosta.

Como eu uso o Trello no trabalho para acelerar a produtividade? 

Agora que você conhece um pouco mais sobre o Trello, provavelmente deve estar encantado com todas as possibilidades que ele oferece. 

Imagino, também, que você esteja um pouco confuso para saber como utilizá-lo no dia a dia. Por isso, mostrarei para você como essa ferramenta torna o meu dia a dia de trabalho mais produtivo!

Eu trabalho como redatora na Gestão do Conhecimento de uma empresa de software e a minha equipe é responsável por redigir tudo o que esteja relacionado ao conhecimento e bom uso dos sistemas criados pela empresa. 

Entretanto além dessa função, eu ainda gerencio um site de notícias sobre exigências legais e crio conteúdos para o chatbot desta empresa.  Sendo assim, eu tenho várias atividades diferentes todos os dias.

Mesmo trabalhando em três projetos diferentes, a organização do Trello que faz sentido para mim é ter um quadro de tarefas da Semana e nele criar as seguintes listas:

  • hoje;
  • amanhã;
  • esta semana;
  • a fazer;
  • em andamento;
  • concluído.

Apenas para explicar, na lista ‘’esta semana’’ estão todas as coisas que preciso fazer ao longo dela.

Dentro das listas eu coloco todos os cartões relacionados às tarefas pendentes. Por exemplo, se eu preciso escrever sobre uma nova funcionalidade do sistema, se tenho notícias para revisar e publicar no site ou cadastrar um conteúdo novo no chatbot.

Além disso, para cada cartão eu uso e abuso dos recursos comentados.

Crio checklists que me ajudam a não esquecer nenhum passo ou detalhe daquela tarefa, coloco o prazo, as informações na descrição e, se necessário, utilizo o campo atividades para escrever alguma observação pertinente que descobri no meio da execução daquela ação.

Como eu utilizo um Trello para várias atividades diferentes, utilizei mais um recurso: as etiquetas. Defini, então, que a roxa representa todas as atividades do site de notícias, a azul todas de redação para o produto e a laranja para os conteúdos relacionados ao chatbot. Assim, a visualização das tarefas fica bem prática.

Como eu uso o Trello nos projetos pessoais?

Além de utilizar esta ferramenta no meu trabalho, eu consegui adaptá-la para os meus afazeres pessoais. Quer saber como eu fiz isso?

Como em casa eu tenho tempo para me dedicar somente a uma coisa por vez, criei um quadro para cada finalidade. Ou seja, um para os conteúdos do blog, outro para os freelas, outro para as atividades da faculdade e outro com as tarefas pendentes da semana.

meus quadros

Exemplo do meu quadro no Trello:

meu quadro

Para não perder nenhuma ideia, criei a lista ideias como a primeira do board. As demais como To Do, Doing e Done servem para garantir que eu não deixe nada para trás.

Quanto ao cartão, observe que este texto foi organizado como um cartão na minha lista de tarefas. 

Além disso, dentro dele também utilizei todos os recursos mencionados. Por exemplo, na figura abaixo, perceba que utilizei cada etiqueta para referenciar as categorias do blog.

etiquetas

Além das etiquetas, veja como eu criei uma checklist para garantir que nenhuma parte deste texto fosse esquecida:

checklist

Ao concluir cada tarefa, eu movo o cartão para a lista Done e dou início ao próximo texto.

Explore infinitas possibilidades do Trello 

O meu objetivo neste texto foi mostrar para você os recursos básicos do Trello e inspirar você a aderir à ferramenta no dia a dia. Entretanto, você não precisa se limitar a seguir somente esses usos.

Se você gerencia uma equipe de trabalho, pode utilizar os quadros para delegar tarefas, adicionar membros ao time e ter total visualização do andamento dos projetos. Assim como se você for utilizá-lo na vida pessoal, é possível criar quadros, inclusive, das atividades domésticas.

Preparado para utilizar o Trello e acelerar sua produtividade?

Se o Trello fizer sentido para seus projetos, utilize-o agora mesmo! Portanto, deixe o passado para trás e transforme o nível da sua organização e produtividade.

O que você achou do conteúdo? Conta para mim nos comentários se você se interessou pela ferramenta e quer ler mais materiais com essa temática. Vou adorar saber disso e trazer mais conteúdos como esse para o blog. 🙂 

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